Gemeinderatssitzung vom 09.07.2020

 
1. Vergabe von Microsoft Lizenzen

      
Herr Boss von der Firma Imaka erklärt, dass die Stadt Alpirsbach seit 01.07.2020 keine gültigen Microsoft-Lizenzen mehr hat. Die Verwaltung habe nochmals kurzfristig die Vergabe der Lizenzen für ein Jahr ausgeschrieben. Seit heute Mittag um 12 Uhr liegen drei Offerten von Anbietern vor.
 
Für ein sinnvolles Digitalisierungskonzept schlägt er ab Herbst 2020 folgende Alternativen vor:
 
1. Die Stadt Alpirsbach hat einen eigenen IT-Spezialisten, der sich um alles kümmert. Der Stellenplan muss um eine Stelle erhöht werden.
2. Die Grundstruktur wird von der Verwaltung erbracht. Die restlichen Tätigkeiten werden von einer externen Firma bearbeitet.
3. Die Stadt Alpirsbach strebt eine interkommunale Zusammenarbeit mit einer anderen Kommune an.
 
StR’in Dr. Mahabadi erkundigt sich nach den Kosten für die einjährige Vergabe. BM Pfaff führt einen ungefähren Betrag in Höhe von ca. 17.000,- € an. Außerdem möchte sie wissen, welche Lizenzen sich hinter dem Angebot verbergen. BM Pfaff antwortet, dass es die Lizenzen aus der Sitzungsvorlage sind. StR’in Dr: Mahabadi echauffiert sich über die bisherige Praxis der Firma Hamcos, die die Ausschreibung macht und gleichzeitig dafür ein Angebot abgibt.

StR’in Joos möchte wissen, wann aus einer Offerte ein Angebot wird. Sie könne einer Offerte nicht zustimmen. Herr Boss antwortet, dass es ein Angebot ist, wenn es schwarz auf weiß vorliegt. BM Pfaff ergänzt, dass er hoffe, dass aus der Offerte ein Angebot werde. StR’in Joos möchte allenfalls einen Empfehlungsbeschluss für den günstigsten Anbieter fällen.

StR Rehm dankt zunächst Herrn Boss für seine gute Arbeit. Er ist sich sicher, dass eine Verlängerung für ein Jahr der einzig richtige Weg ist. Wichtig ist für ihn, dass nach der Sommerpause definitive Vorschläge für eine Konzeption vorliegen. Herr Boss betont, dass die Stadt Alpirsbach die Offerten in eigener Regie eingeholt hat.
StR Trein weist auf das Rahmenabkommen zwischen der Stadt Alpirsbach und der Firma Hamcos hin. Er hat sich selbst erkundigt. Es gibt Profi- und Standard-Produkte und er ist der Meinung, dass eine Standard-Lizenz um einiges günstiger und ausreichend ist. BM Pfaff teilt mit, dass die Firma Imaka die Offerten geprüft hat. Der Ursprungsvertrag stamme aus dem Jahr 2010 und ist seither immer verlängert worden.

Herr Boss erläutert, dass die IT wie ein fragiles Gebäude sei. Die Lizenzen bilden hier das Fundament. Man werde prüfen, was nötig ist, wenn die Digitalisierungsstrategie erarbeitet ist. Vielleicht sind jetzt in dem Lizenz-Paket Sachen enthalten, die nicht dringend notwendig sind. Erst nach der Erstellung des Konzepts könne man jedoch genauer beleuchten, was nötig ist und was nicht.
 
StR Hermann stellt fest, dass die Lizenzen benötigt werden, damit die Verwaltung weiterarbeiten kann. Den Vertrag für ein Jahr abzuschließen findet er in Ordnung. Diese Zeit könne man dann nutzen, um ein Konzept zu erstellen. Außerdem schlägt er eine Prüfung der Zusammenarbeit mit der Stadt Schramberg im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit vor. BM Pfaff sagt zu, den Sachverhalt zu prüfen.

StR Wein fragt, ob heute ein doppelter Beschluss nötig sei, falls aus der Offerte kein Angebot werde und dann der Vertrag über drei Jahre abgeschlossen werden müsse. Ansonsten müsse der Gemeinderat sich ein weiteres Mal für eine Beschlussfassung treffen.
Herr Boss führt aus, dass die Wahrscheinlichkeit, dass es mit dem Vertrag nicht klappt, sehr gering sei. Wenn man aber ganz sichergehen will, sollte man gleichzeitig heute den Vertragsabschluss für drei Jahre beschließen. Die Verwaltung kann ohne die Lizenzen nicht weiterarbeiten.

StR Walter ist von der Firma Hamcos alles andere als begeistert und fühlte sich schon mehrere Male von ihr übers Ohr gehauen. Er hat sich selbst erkundigt und ist der Meinung, dass eine dreijährige Lizenz sehr viel günstiger ist.

StR Steinberger rät von einem Reservebeschluss ab da er befürchtet, dass das Angebot für den einjährigen Vertrag sonst gekippt werden könnte. Sobald die Konzeption für die EDV-Ausstattung steht, könne man sich ja von der Firma Hamcos trennen und einen unabhängigen Berater suchen. Er möchte auf gar keinen Fall einen Schnellschuss mit einem billigeren Anbieter. Zwar bestehen erhebliche Zweifel an der Firma Hamcos, aber jetzt ist dringendes Handeln nötig. Außerdem ist die letzte Lizenz seit 2010 ja extrem veraltet.
Ordnungsamtsleiter Herr Schulze stimmt dem nicht zu und beteuert, dass die Lizenzen im Dreijahres-Rhythmus ständig angepasst werden, das letzte Mal 2017.

StR Rehm spricht sich ebenfalls für den einjährigen Vertrag aus. Er hat mit einem IT-ler Kontakt aufgenommen und der habe ihm erzählt, dass ein einjähriger Vertrag durchaus möglich sei. Die Lizenz habe mit dem Händler nichts zu tun.
Herr Boss spricht sich dafür aus, dass, wenn die Firma Hamcos das günstigste Angebot abgibt, dieses Angebot auch angenommen werden sollte. Die Stadt brauche künftig einen Anbieter, der die Ausschreibung macht, aber nicht selbst ins Bewerberverfahren einsteigt. StR Rehm bittet um eine Erweiterung des Beschlussvorschlages. Es sollte mit aufgenommen werden, dass die Verwaltung nach der Sommerpause ein Konzept vorlege.
BM Pfaff ist nicht sicher, ob die Firma Imaka zuerst das Digitalisierungskonzept und im Anschluss die IT-Konzeption bis dahin schafft. Von dem her sollte die Formulierung nicht im Beschluss aufgenommen werden. Herr Boss verspricht, dass spätestens im Frühjahr 2021 eine tragfähige Konzeption für die EDV-Ausstattung der Verwaltung vorliegt.

StR Engel findet es komisch, dass die Firma Hamcos in der letzten Woche nur ein Angebot für einen Dreijahresvertrag abgegeben hat und das nun auch ein einjähriger Vertrag möglich sei.
 
Beschlussvorschlag
Der Gemeinderat beauftragt die Verwaltung mit der Verlängerung der Microsoft-Lizenzen für ein Jahr zur Miete mit dem günstigsten Anbieter zur Sicherstellung des rechtssicheren Verwaltungshandelns.
Beschluss: 14 Ja-Stimmen, 1 Enthaltung